答申第116号の概要

・　諮　問　「特定年月日付け特定文書記号番号保有個人情報開示決定で開示された「特定年月日付け意見書（特定年月日付け特定文書記号番号に係るもの）の写し」」の不利用停止決定に対する審査請求についての諮問事案

・　諮問実施機関　奈良県知事（広報広聴課）

・　事案の経過　（1）利用停止請求　　令和5年9月29日
　　　　　　　　（2）決定　　　　　　令和5年10月23日付けで不利用停止決定
　　　　　　　　（3）審査請求　　　　令和6年1月19日
　　　　　　　　（4）諮問　　　　　　令和6年3月29日
　　　　　　　　（5）答申　　　　　　令和8年2月4日

・　利用停止を求める個人情報の内容

　　特定年月日付け特定文書記号番号保有個人情報開示決定で開示された「特定年月日付け意見書（特定年　　　　　　　　　　　　　　
　月日付け特定文書記号番号に係るもの）の写し」

　＜不利用停止理由＞

　　利用停止請求に理由がないため。　

・　審議会の結論

　　実施機関の決定は妥当である。

　＜判断理由＞

　　奈良県個人情報保護条例（平成１２年３月奈良県条例第３２号。以下「条例」という。）第４５条には、審
　査請求人等は、当審議会に対し、意見書又は資料を提出することができる旨規定されており、審査請求人は
　同条に基づき本件保有個人情報を提出したものである。
　　条例の解釈運用基準によると、同条は、適正な判断を行うための資料が当審議会に十分に集まるようにす
　るとともに、審査請求人等に必要な主張立証の機会を与えるための規定であると解されている。
　　審査請求人は、本件保有個人情報を提出した後に、令和５年６月２日付けで意見書第２版を提出している
　から、本件保有個人情報は無効であるにもかかわらず、実施機関が本件保有個人情報を保有することは、特
　定された利用目的の達成に必要な範囲を超えており、法第６１条第２項又は第６９条第１項及び第２項の規
　定に違反していると主張している。
　　この点について、実施機関は、弁明書において、本件保有個人情報の利用目的は、審査請求に係る当審議
　会への意見を把握するためであり、意見書第２版が提出された経緯や本件保有個人情報のどの部分に誤記が
　あったのかを把握するためにも、審議が終了するまで本件保有個人情報を保有することは、利用目的の範囲
　内であると主張している。
　　そこで、当審議会において確認したところ、本件保有個人情報に係る審査請求は、本件利用停止請求があ
　った令和５年９月２９日時点では審議中であった。
　　したがって、本件保有個人情報は、条例に基づく審査請求の事務において「適正な判断を行うための資料
　が審議会に十分に集まるようにするとともに、審査請求人等に必要な主張立証の機会を与えるため」の文書
　として保有していることから、利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を保有しているものではないと
　主張する実施機関の主張は是認できる。審査請求人が、本件保有個人情報に含まれる誤記を訂正した新たな
　意見書を提出しているとしても、この点に変わりはない。したがって、実施機関が本件保有個人情報を第６
　１条第２項の規定に違反して保有しているとは認められない。
　　また、本件保有個人情報は、審査請求人から提出された文書であって、法に基づく審査請求の事務におい
　て利用するのみであり、事務局において、厳重に管理され、利用目的以外の目的のために利用されることも
　ないことから、法第６９条第１項及び第２項の規定に違反しているとは認められない。　
　　以上のことから、本件保有個人情報について利用停止請求に理由がないとして不利用停止決定を行った実
　施機関の判断は、是認できる。

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