答申第97号の概要

• 諮問　「開示請求者が、特定年月日特定時間、奈良県教育委員会教職員課担当課長補佐と、奈良県教育研究所別館において、面談した時、同席した高校特色づくり推進課高校教育改革推進係指導主事が記録した文書（ノートに記録）。」の不開示決定に対する審査請求についての諮問事案
• 実施機関　教育委員会（高校の特色づくり推進課）
• 事案の経過
  （1）開示請求　令和5年2月22日
  • （2）決定　令和5年3月9日付けで不開示決定
  • （3）審査請求　令和5年3月13日
  • （4）審査請求（追加）令和5年3月17日
  • （4）諮問　令和5年4月21日
  • （5）答申　令和6年8月1日
• 諮問に係る不開示部分
  開示請求者が、特定年月日特定時間、奈良県教育委員会教職員課担当課長補佐と、奈良県教育研究所別館において、面談した時、同席した高校特色づくり推進課高校教育改革推進係指導主事が記録した文書（ノートに記録）。
  〈不開示理由〉
  行政文書に該当しないため
• 審議会の結論
  実施機関の判断は妥当である。
  〈判断理由〉
  条例第12条は、「何人も、この条例の定めるところにより、実施機関に対し、当該実施機関の保有する行政文書に記録されている自己を個人情報の本人とする個人情報（個人の氏名、生年月日その他の記述等又は個人識別符号により当該個人を検索し得る状態で記録されたものに限る。）の開示を請求することができる。」と規定している。そして、条例第条2第8号は行政文書について、「実施機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁的記録であって、当該実施機関の職員が組織的に用いるものとして、当該実施機関が保有しているものをいう。」と規定しており、奈良県個人情報保護条例の解釈運用基準によれば、(1)職員が単独で作成し、又は取得した文書であって、専ら自己の職務の遂行の便宜のためにのみ利用し、組織としての利用を予定していないもの、(2)職員が自己の職務の遂行の便宜のために利用する正式文書と重複する当該文書の写し、(3)職員の個人的な検討段階に留まるものなどは、組織的に用いるものには該当しないとされている。
  まず、本件開示請求で審査請求人が求めている文書は、実施機関の職員が面談の際自ら持参し、記載したメモであることから、職務上作成されたものであることは明らかである。
  次に、当該メモが実施機関において組織的に利用又は保存されている状態にあるかどうかという点について、実施機関は、当該メモは本件指導主事が個人的に作成したものであり、面談後も実施機関の組織内で共有もしておらず、組織的に用いているものではないと主張している。
  この点につき、当審議会が当該メモを見分したところ、当該メモには面談の際に聞き取った単語が並べられているだけであった。また、このメモが組織的に用いられた事情も認められない。したがって、当該メモは、職員が単独で作成した文書であって、専ら自己の職務の遂行の便宜のためにのみ利用し、組織としての利用を予定していないものとして、上記(1)の文書に該当し、組織的に用いているものではないと判断できる。
  以上のことから、審査請求人が開示を求めている当該メモは行政文書に該当しないと主張する実施機関の説明は、是認できると判断する。

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