答申第114号の概要

諮問　「特定年月日特定時間頃、奈良県警察本部1階の部屋における行政文書開示閲覧実施時、本開示請求者と総務課課長補佐との質疑応答中、県民サービス課課長補佐が本開示請求者に対し、個人の感想を述べるなとの発言をした。このことを発端に、本開示請求者と課長補佐とで発言の根拠等で争論となり、発言の根拠を説明しない課長補佐に対し、本開示請求者は口頭で苦情を申し出た。
同席していた県民サービス課職員に一連のやり取りの証人となっていただきたいと告げ、課長補佐の言動に抗議するため、閲覧を打ち切り退室した。
口頭での苦情申し出に係る苦情・相談等受理処理票並びに苦情・相談等受理索引簿の開示を求める。」の不開示決定に対する審査請求についての諮問事案

• 実施機関　奈良県公安委員会（警務部県民サービス課）
• 事案の経過
  • （1）開示請求　令和6年7月11日
  • （2）決定　令和6年8月1日付けで不開示決定
  • （3）審査請求　令和6年10月9日
  • （4）諮問　令和6年11月28日
  • （5）答申　令和8年1月21日
• 諮問に係る不開示部分
  特定年月日特定時間頃、奈良県警察本部1階の部屋における行政文書開示閲覧実施時、本開示請求者と総務課課長補佐との質疑応答中、県民サービス課課長補佐が本開示請求者に対し、個人の感想を述べるなとの発言をした。
  このことを発端に、本開示請求者と課長補佐とで発言の根拠等で争論となり、発言の根拠を説明しない課長補佐に対し、本開示請求者は口頭で苦情を申し出た。
  同席していた県民サービス課職員に一連のやり取りの証人となっていただきたいと告げ、課長補佐の言動に抗議するため、閲覧を打ち切り退室した。
  口頭での苦情申し出に係る苦情・相談等受理処理票並びに苦情・相談等受理索引簿の開示を求める。
  〈不開示理由〉
  開示請求に係る保有個人情報が記録されている地方公共団体等行政文書を作成し、又は取得していないため
• 審査請求の理由
  審査請求人が開示を求める苦情・相談等受理処理票並びに苦情・相談等受理索引簿は奈良県警察の規則（奈良県警察苦情、相談等取扱要綱）により作成することが規定されている。
  特定年月日、香芝警察署において開示請求を行ったときに、警察署窓口の職員は主管課を選定し、連絡をとった上で対象文書を特定し、審査請求人が開示を求める文書の存在を確認し、受付印を押印し受理している。
  よって、実施機関が主張する「当該文書を作成し、又は取得していない」との不開示理由は、虚偽、隠蔽に該当する可能性が高いと解釈するのが相当であるべきである。不開示決定をしたことは不当である。
• 審議会の結論
  実施機関の判断は妥当である。
  〈判断理由〉
  奈良県警察苦情、相談等取扱要綱（平成13年5月奈良県警察本部訓令第9号）第12条では、苦情、相談等を受理したときは、苦情・相談等受理処理票（以下「受理処理票」という。）を作成しなければならないこと、第13条では、受理処理票を作成したときは、苦情・相談等受理索引簿（以下「受理索引簿」という。）に登載することが規定されている。
  一方、奈良県警察行政文書管理規程第7条第1項では、職員は、経緯も含めた意思決定に至る過程並びに事務及び事業の実績を合理的に跡付け、又は検証することができるよう、処理に係る事案が軽微なものである場合を除き、文書を作成しなければならないことが規定されている。
  このことからすると、処理に係る事案が軽微なものである場合においては、受理処理票及び受理索引簿を作成する必要がないと解される。
  したがって、審査請求人が主張する特定年月日の実施機関の職員と審査請求人の面談については、行政文書の開示の実施時におけるやりとりであり、開示決定等の判断に何ら影響を及ぼすものではないことから、当該規程第7条第1項の「軽微なもの」に該当するとして受理処理票を作成しなかったという諮問実施機関の説明は、不合理とはいえない。また、審査請求人は、開示請求時に対象文書の存在が確認されたと主張するが、この点についても、開示請求に係る保有個人情報の検索は開示請求を受け付ける際には行わないとする諮問実施機関の説明は不合理とはいえない。
  これらのことから、受理処理票及び受理索引簿を作成していないと主張する諮問実施機関の説明は、是認できると判断する。

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