答申第92号の概要

• 諮問「・県民相談室が、私の相談や県政の窓の意見を引継いだ所属から、相談広聴対応要領などのマニュアルに基づき報告を受けた文書（特定年月日以降）報告書のあるものに限る ・県民相談室が、私の相談、県政の窓の意見を担当所属に引継いだことを証するメール文書（特定年月日以降） ・県民相談室が、私の相談や県政の窓の意見を引継いだ所属から相談広聴対応要領などのマニュアルに反し報告を求めないとした方針に係る文書、当該方針を私に説明し了承を得たことを証する文書」の部分開示決定に対する審査請求についての諮問事案
• 実施機関　知事（広報広聴課）
• 事案の経過
  （1）開示請求　令和4年2月18日
  • （2）決定　令和4年4月18日付けで部分開示決定
  • （3）審査請求　令和4年7月15日
  • （4）変更決定　令和4年8月26日付けで変更決定
  • （4）諮問　令和5年3月2日
  • （5）答申　令和6年3月19日
• 諮問に係る不開示部分
  県民相談室が、あなたの相談や県政の窓の意見を引き継いだ所属から相談広聴対応要領などのマニュアルに反し報告を求めないとした方針に係る文書、当該方針をあなたに説明し了承を得たことを証する文書
  ＜不開示理由＞
  マニュアルに反し報告を求めないとした方針を定めた事実はないことから、当該文書を作成していないため
• 審議会の結論
  実施機関の決定は妥当である。
  ＜判断理由＞
  • （1）文書の特定漏れについて
    実施機関は、特定漏れのあった12件について、個人情報の全部を開示する本件変更決定を行い、審査請求人に通知した。審査請求人は、このことに対し、審査請求人は、既に審査請求の手続に入っているから、認容裁決されるべきであり、審査請求に理由があると主張し、本件変更決定に係る開示の実施に応じていない。その結果、実施機関は、開示の実施を行うことができていない状況にある。
    以上のとおり、実施機関は、特定漏れのあった12件について本件変更決定を行い、審査請求人に通知していることから、審査請求人の特定漏れに係る主張については、審査請求に係る利益が失われていると判断する。
  • （2）文書の特定について
    実施機関によると、審査請求人に処理・引継先等を記載した受信メール文書を開示してほしい旨を確認したので、受信したメール文書に処理方法や引継先の担当所属を記載し伺いが立てられている起案文書を特定したとのことである。当審議会が実施機関に対して、審査請求人に処理・引継先等を記載した受信メール文書を開示してほしい旨を確認したことが分かる文書の提出を求めたところ、広報広聴課担当職員が審査請求人と面接した概要を記録した「県民相談・県政案内処理票」（以下「本件処理票」という。）が提出された。そして、当審議会が本件処理票を審査請求人に送付し、意見書及び資料の提出を求めたところ、本件処理票の内容に対する主張と思われる記載は見当たらなかった。
    以上のことからも、審査請求人からの以前の開示請求に係る対象文書を参考にして、受信したメール文書に処理方法や引継先の担当所属を記載し伺いが立てられている起案文書を特定した実施機関の判断は妥当であるといえる。
  • （3）個人情報の不存在及び理由付記について
    「相談広聴対応要領」では、「担当機関に通知した「県民の声」について、担当機関は、広報広聴課から通知後の対応状況報告を求められた場合、すみやかに広報広聴課へ報告することとする。」と定められているのであって、「個人情報を守るために対応結果報告書をもらっていない」という発言が仮にあったとしても当該発言に沿う対応も同要領に反したものではないことが認められる。また、実施機関が審査請求人という特定の個人からの相談等について特に対応方針を定めたことを示すような事実はうかがえない。
    そうすると、審査請求人が開示を求めている「県民相談室が、私の相談や県政の窓の意見を引継いだ所属から相談広聴対応要領などのマニュアルに反し報告を求めないとした方針に係る文書、当該方針を私に説明し了承を得たことを証する文書」は作成していないとする実施機関の説明に特段の不自然、不合理な点はなく、当該文書が存在すると推測させる特段の事情もない。
    したがって、作成していないとする実施機関の説明は是認できると判断する。
    当審議会が本件決定に係る個人情報部分開示決定通知書を見分したところ、開示しない部分欄に、「県民相談室が、私の相談や県政の窓の意見を引継いだ所属から相談広聴対応要領などのマニュアルに反し報告を求めないとした方針に係る文書、当該方針を私に説明し了承を得たことを証する文書」と本件開示請求書に記載されたとおり記載され、開示しない理由欄に、「マニュアルに反し報告を求めないとした方針を定めた事実がないことから、当該文書を作成していないため」と不開示とした理由が具体的に記載されていることが認められる。また、不開示理由は事実でないとする審査請求人の主張は認められない。
    以上のとおり、本件決定における理由付記に不備があるとはいえない。

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