奈良県におけるMicrosoft365利用に係るプライバシーポリシーについて

1 基本的考え方

奈良県では、奈良県の業務において提供するサービスの円滑な運営に必要な範囲で、Microsoft社が提供するサービス「Microsoft365」を用いて情報を収集しています。収集した情報は利用目的の範囲内で適切に取り扱います。

2 アンケート機能（Forms）の利用について

奈良県では、情報収集のために、Microsoft365のアンケート機能であるMicrosoft Forms（以下「Forms」という。）を利用します。回答者は、奈良県がFormsを利用して作成したフォームに回答することで、入力した情報に対し、Microsoftが行うデータ処理につき許可を与えたものとみなします。

なお、データ処理については、Microsoft社のプライバシーポリシー（外部リンクhttps://www.microsoft.com/ja-jp/privacy/privacystatement）によって定められています。また、Formsのサービス利用による損害については、奈良県は責任を負わないものとします。

3 収集する情報の範囲

1. Formsでは、フォームを送信した日時等Formsの利用に係る情報を自動的に収集します。

2. Formsのご利用にあたっては、奈良県の業務に必要な範囲でお名前、ご住所、電話番号、メールアドレス等（以下「利用者属性」という。）の記入をお願いすることがあります。

4 利用目的

1. 3の1で収集した情報は、奈良県の業務において提供するサービスを円滑に実施するための参考として利用します。

2. 3の2で収集した情報は、今後の施策立案の参考とするため、また、お問い合わせ等の回答や確認の連絡等のために利用します。なお、これらの情報は、その内容に応じ、奈良県内の関係部局に転送することがあります。

5 利用及び提供の制限

奈良県では、法令に基づく開示要請があった場合、不正アクセス、脅迫等の違法行為があった場合その他特別の理由のある場合を除き、収集した情報を4の利用目的以外の目的のために自ら利用し、又は第三者に提供いたしません。

ただし、統計的に処理されたMicrosoft365への回答情報、利用者属性等の情報については公表することがあります。

6 安全確保の措置

奈良県は、収集した情報の漏えい、滅失又はき損の防止その他収集した情報の適切な管理のために必要な措置を講じます。

7 適用範囲

本プライバシーポリシーは、奈良県がMicrosoft FormsをはじめとするMicrosoft365を利用して収集した情報においてのみ適用されます。ただし、個別のフォーム等において別途の定めがある場合はそれらの規定に従います。

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