民間事業者等が行う書面の保存等に関する条例について

奈良県民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する条例（通称:e-文書条例）が平成18年12月18日に公布され、同日より施行されました。

e-文書条例は、本県の条例や規則において紙により保存等（保存、作成、縦覧、交付）を義務付けている文書について、紙に代えて電子データ（磁気ディスク、CD等）でも保存等をできるようにする条例です。

この条例の施行により、県民の方の文書保存等に係る負担軽減や情報処理の促進による利便性の向上が期待されます。

なお、この条例は電子データでの保存等を義務付けるものではありませんので、従来どおり紙による保存等も可能です。

e-文書条例施行により電子データでの保存等が可能となる文書等は、e-文書条例施行規則の別表に掲載されています。

• 詳しくは、対象となる保存等の規定の所管課にお問合せください。
• 規則別表に掲げる書類、帳簿等の一部について、既に法律により電子データで保存することが認められている場合は、法律の指示に従ってください。（例えば、税関係書類の電子化については、電子帳簿保存法、地方税法などに定められています。）
• 特定非営利活動法人については、特定非営利活動促進法施行条例に別途、電子データによる保存等を規定しています。

電子データで保存等をするための具体的な方法については、e-文書条例の施行規則で定めています。

保存等の方法

パソコン等により文書を磁気ディスクやCD等に作成し、そのまま保存しておくことができます。紙で保管していた文書を、スキャナ等で読取って保存できます。紙で縦覧していた文書を、パソコン等のディスプレイに表示して行うことができます。相手方の承諾を得ることにより、電子メールやフロッピーディスク等により交付することができます。

保存等の要件

電子データで保存された文書については、必要に応じて直ちに明瞭にディスプレイ等に表示し、印刷できるようにしておく必要があります。

電子社会のマナーを守りましょう

電子データの安全な保存に努めましょう。

パソコン等で保存した場合に、誤ってデータの消去や書き換えを行ったり、他人に改ざんされてしまうことも考えられます。データのバックアップや、ID・パスワードによる利用者制限、アクセス記録等、安全に保存するための措置を講ずるよう努めてください。

セキュリティの確保に努めましょう。

保存等を行う情報に個人情報がある場合は、個人情報保護法が別途適用されます。セキュリティの確保に努めてください。

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